E-Rechnung in Deutschland: Fristen, Formate und Ausnahmen

Für Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland gilt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen: Für Umsätze, die bis Ende 2026 ausgeführt werden, sind Papierrechnungen noch erlaubt. Für Umsätze ab 2027 gilt die Pflicht zur E-Rechnung, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Lag er bei höchstens 800.000 Euro, dürfen Sie noch bis Ende 2027 Papierrechnungen ausstellen. Stand: 10. November 2026.

Wer ist betroffen, wer nicht?

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt, wenn Sie eine Leistung an ein anderes Unternehmen erbringen und Sie beide im Inland, also in Deutschland, ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG).

Im Inland ansässig ist, wer dort seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte hat; wer keinen Sitz hat, gilt mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt als ansässig.

Ist eine der beiden Seiten nicht im Inland ansässig, besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Die Rechnung kann dann auf Papier ausgestellt werden, oder mit Zustimmung des Empfängers als E-Rechnung oder in einem anderen elektronischen Format (BMF-Schreiben).

Was ist eine E-Rechnung, und welche Formate zählen?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier.

Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen. Alternativ können Aussteller und Empfänger ein Format vereinbaren, aus dem sich die erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format übertragen lassen, das der Norm entspricht oder mit ihr interoperabel ist.

Nach dem Bundesfinanzministerium entspricht der Standard XRechnung dieser Norm. Als Beispiel für ein hybrides Format nennt es ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei hybriden Formaten zählt für den Vorsteuerabzug nur der strukturierte Teil der Datei.

Eine E-Rechnung oder sonstige Rechnung in einem elektronischen Format braucht die Zustimmung des Empfängers, solange keine Pflicht zur E-Rechnung gilt.

E-Rechnungen empfangen: gilt schon jetzt

Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt für alle Umsätze, die ab dem 1. Januar 2025 ausgeführt werden (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).

Wer E-Rechnungen nicht empfangen kann, hat keinen Anspruch darauf, dass ihm stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt wird.

Übergangsfristen beim Ausstellen

Umsätze bis 31. Dezember 2026: Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format ist noch erlaubt (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).

Umsätze im Jahr 2027: Dieselbe Erleichterung gilt, wenn Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Bei einem höheren Gesamtumsatz ist ab 1. Januar 2027 die E-Rechnung zu verwenden.

Umsätze bis 31. Dezember 2027: Ein elektronisches Format, das nicht der Norm entspricht, ist mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt, wenn es per elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt wird (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).

Der Gesamtumsatz ist die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der steuerbaren Umsätze, abzüglich bestimmter Umsätze, die das Gesetz aufzählt; Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben außer Ansatz (§ 19 Abs. 2 UStG).

Ausnahmen: Rechnungen bis 250 Euro und Kleinunternehmer

Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, zum Beispiel auf Papier (§ 33 UStDV).

Dasselbe gilt für Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG als Kleinunternehmer steuerfrei sind (§ 34a UStDV).

Ungültige Dateien und der Validierungsbericht

Eine Datei, die wegen Formatfehlern die Anforderungen nicht erfüllt, ist nach dem BMF-Schreiben nur eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.

Aufbewahrung von Rechnungen

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG). Sie müssen in dieser Zeit die Anforderungen des § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG erfüllen. Zu weiteren Aufbewahrungsvorschriften macht diese Seite keine Aussage.

Und in Österreich?

Für Rechnungen zwischen zwei Unternehmen in Österreich gilt nicht die deutsche Regel: Rechnungen an Vertragspartner des Bundes müssen dort seit 1. Jänner 2014 ausschließlich in elektronisch strukturierter Form eingebracht werden. Zwischen Unternehmen braucht eine elektronische Rechnung die Zustimmung des Empfängers, eine allgemeine E-Rechnungspflicht gibt es dort nicht (Quelle: Unternehmensserviceportal).

Was onexio dazu bietet

onexio erstellt E-Rechnungen direkt im Programm. In den Einstellungen wählen Sie, ob und in welchem Format: Zur Wahl stehen ZUGFeRD und XRechnung; mit der Einstellung Ohne erstellt onexio keine E-Rechnung.

onexio empfängt E-Rechnungen ebenfalls. Beides ist ab onexio 2.5 möglich. onexio-Kunden arbeiten bereits im Alltag mit der E-Rechnung, die ersten schon 2025.

E-Rechnungs-Updates gibt es ohne Aufpreis; größere Änderungen, die ein onexio-Update erfordern, können kostenpflichtig sein.

Quellen und Stand

Stand: 10. November 2026. Diese Seite fasst die Rechtslage zusammen. Sie ist keine Steuerberatung und kein Rechtsrat.

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